Het departement Samenleving van stad Hasselt stapt af van manuele rapportering en analyseert haar data op een betrouwbare en snelle manier aan de hand van CSanalytics. Zowel het management als de maatschappelijk werkers zelf gebruiken dit instrument en hebben zo altijd cijfers en analyses binnen handbereik. Op die manier verwerven ze snel inzichten en kan het departement Samenleving, op basis van zeer recente informatie, gericht en efficiënt het beleid bijsturen, indien nodig.
Vernieuwing en digitalisering
Marijke Luwel, data-analist en stafmedewerker binnen het departement Samenleving voor stad Hasselt, overzag de implementatie van CSanalytics en verklaart de nood aan de nieuwe tool: “In Neptunus, de Cipal Schaubroeck-toepassing voor sociale diensten, beschikten we over heel wat data, maar de rapporteringsmogelijkheden waren eerder beperkt. Daardoor konden we in sommige gevallen geen antwoord formuleren op complexere vragen rond ons beleid of het vereiste veel manuele handelingen om tot een oplossing te komen. Dat laatste is niet alleen tijdrovend, maar het vergroot ook de kans op fouten. Daarnaast kadert de implementatie van CSanalytics in een grotere digitalisatieslag, waar we op dit moment mee bezig zijn in Hasselt.”
Complexe vragen
CSanalytics werd in huis gehaald om het Hasseltse beleid te ondersteunen door nieuwe inzichten uit data te halen. “Door de analyse van de beschikbare gegevens in duidelijke dashboards te gieten, is het eenvoudiger om snel verbanden te zien of de nodige informatie op te halen. Zo wisten we vroeger bijvoorbeeld wel hoeveel leefloners er in Hasselt waren en wat hun profiel was, maar we konden geen link tussen beide leggen of globale conclusies trekken. Nu zetten we bijvoorbeeld zeer eenvoudig die leefloners op een kaart in een dashboard dat we bovendien nog eens kunnen filteren. Vervolgens kunnen we conclusies gaan trekken. Zijn er gebieden met een grote concentratie loontrekkers? Dan kunnen we de oorzaken nagaan en eventueel beleidsaanpassingen maken”, zegt Marijke Luwel.
“Data wordt nu daadwerkelijk gebruikt om ons beleid te ondersteunen en te optimaliseren”, gaat Luwel verder. “Niet alleen naar cliënten toe, maar ook voor interne zaken. Zo weten we, aan de hand van een werklastmeting, perfect hoe het zit met de werkdruk van onze medewerkers. Dergelijke informatie is van onschatbare waarde om ons voor een goed beleid op elk vlak. Waar we vroeger afgingen op ons buikgevoel, vallen we nu terug op feiten en cijfers dankzij de dashboards van CSanalytics.”
Marijke Luwel, data-analist en stafmedewerker binnen het departement Samenleving voor stad Hasselt
Kort op de bal
De nieuwe tool zorgt ervoor dat de cijfers steeds correct en altijd up-to-date zijn. Dit maakt dat het departement Samenleving in Hasselt altijd beschikt over de meest nauwkeurige data. “De cijfers worden dagelijks geüpdatet, we lopen nooit meer achter de feiten aan en kunnen daardoor veel korter op de bal spelen en veel sneller constructieve beslissingen nemen”, getuigt Luwel.
Zelfstandig aan de slag
CSanalytics laat Hasselt toe om zelfstandiger te werk te gaan, los van de leverancier. Is er snel een nieuwe dataset nodig? Dan kunnen ze die cijfers snel opladen in de tool, in afwachting van een permanentere oplossing van Cipal Schaubroeck. “Doordat we zelf data kunnen toevoegen wanneer we dat nodig achten, winnen we tijd en behouden we onze zelfstandigheid. We zijn niet afhankelijk van de planning van onze provider. Wanneer we het gevoel hebben dat gegevens belangrijk zijn, kunnen we ze onmiddellijk beschikbaar maken.”
Op ieder niveau
Vaak blijft data hangen op managementniveau. CSanalytics maakt cijfers eenvoudig raadpleegbaar op elk niveau, waardoor ze meer gebruikt worden. “We slagen er, dankzij de gebruiksvriendelijkheid van de tool, in om medewerkers veel meer te betrekken met de cijfers die verzameld worden. Je hoeft geen opleiding te volgen om met CSanalytics aan de slag te kunnen. Nu wordt data ook doorgegeven aan de sociaal werkers zelf, waardoor ze meer inzicht krijgen in hun werk en onmiddellijk kunnen bijsturen waar nodig. We kunnen bijvoorbeeld aan de hand van de verworven data grafisch op een kaart tonen welke cliënt waar precies woont. Zo kan de sociaal werker een efficiëntere route plannen voor huisbezoeken,” verklaart Marijke Luwel.
Vlotte wisselwerking
De wisselwerking tussen Marijke Luwel en de teams van Cipal Schaubroeck verloopt vlot. “Ik geef vanuit mijn ervaring input over het nut van bepaalde cijfers aan de teams bij Cipal Schaubroeck. Zo weten ze wat ze in komende releases van hun tools op moeten focussen. Dat zorgt ervoor dat hun werk steeds relevanter wordt voor onze context en die van collega’s in andere besturen. Op hun beurt ondersteunen zij ons in het technisch correct instellen van rapporten zodat we zeker zijn dat alle informatie en dus de inzichten kloppen.”
Toekomstperspectief
Volgens Luwel eindigt de samenwerking tussen Cipal Schaubroeck en stad Hasselt hier niet: “We zijn nog niet aan het einde van het traject. In de toekomst zullen de budget- en tewerkstellingsmodules zeker nog worden geïntegreerd in CSanalytics. Uiteraard willen we nog meer gegevens en rapporten implementeren. Daarvoor gaan we intern aan de slag om te kijken welke zaken nog manueel worden bijgehouden en hoe we deze kunnen digitaliseren.”
Meer informatie over CSanalytics op https://www.cipalschaubroeck.be/csanalytics/ of via Werner Engelen (werner.engelen@cipalschaubroeck.be)
