Dat de oorlog in Oekraïne niemand onberoerd laat spreekt voor zich. De daaruit volgende vluchtelingenstroom zet bovendien lokale besturen onder druk omdat steden en gemeenten de verantwoordelijkheid dragen om de opvang en begeleiding van vluchtelingen te organiseren. Bij Cipal Schaubroeck wilden we in deze uitdagende tijden ons steentje bijdragen door steden en gemeenten te ondersteunen bij deze uitdaging. We bouwden daarom een dashboard binnen CSanalytics in co-creatie met enkele centrumsteden. Dat moet eenvoudige en visuele opvolging van vluchtelingen mogelijk maken.
Blij met proactieve actie
“Als Stad en OCMW Genk moeten we snel en adequaat opvang en begeleiding voor Oekraïners die instromen kunnen inrichten en moeten we natuurlijk op elk moment over de juiste cijfers beschikken”, getuigt An Geukens, Coördinator Organisatie & Administratie bij Stad en OCMW Genk. “Het was heel fijn dat Cipal Schaubroeck ons contacteerde om te melden dat ze een dashboard aan het uitwerken waren om ons te ondersteunen bij de opvolging van de vluchtelingen. Ze speelden in op onze behoeften, zelfs vooraleer we hen een vraag hadden gesteld. Vervolgens waren we dadelijk in overleg om het dashboard verder vorm te geven en werd er ook een klankbordgroep opgericht met Mechelen en Hasselt, om zo meteen samen tot een relevant dashboard te komen, op maat van onze behoeften. Cipal Schaubroeck bouwde het dashboard proactief voor ons, zodat we zelf enkel ideeën moesten leveren en geen tijd hoefden te investeren in het effectief bouwen van het dashboard.”
De vluchtelingenstroom in kaart brengen
“Bij alles wat we doen stellen we de meerwaarde voor zowel burger als bestuur voorop”, vertelt Werner Engelen, BI Team Lead bij Cipal Schaubroeck. “Dat betekent voor ons niet alleen reageren op concrete vragen, maar ook proactief nadenken over nieuwe oplossingen. In het kader van de Oekraïense vluchtelingenstroom creëerden we daarom een dashboard binnen CSanalytics om de opvolging van deze mensen gemakkelijker te organiseren. Daarin vinden besturen informatie terug over het aantal gezinnen op hun grondgebied, de samenstelling ervan, hun statuut en veel meer. Dankzij duidelijke visuele weergaves – men kan bijvoorbeeld de verblijfslocatie van elk individu weergeven op een kaart – kunnen gemeenten en steden gericht de opvang van de vluchtelingen organiseren en opvolgen hoeveel en welke steunen worden toegekend.”
In co-creatie ontwikkeld
Om er zeker van te zijn dat onze tool onze klanten ook daadwerkelijk ondersteunt, namen we contact op met drie van onze klanten die reeds CSanalytics gebruiken: Mechelen, Genk en Hasselt. We toonden hen het eerste prototype van dit dashboard en vroegen om feedback. Enerzijds over de inhoud en anderzijds over hoe we eenvoudig vluchtelingen uit hun operationele systemen kunnen filteren. Werner Engelen licht toe: “Zo kregen we al snel de opmerking dat categoriseren op Oekraïense nationaliteit niet werkt. Sommige vluchtelingen hebben namelijk de Russische of nog een andere nationaliteit. We besloten binnen CSanalytics een label toe te kennen aan de data van deze mensen. Dat is een functionaliteit die we in de komende weken nog verder zullen uitrollen en die ons toelaat om een extra onderverdeling te maken in de data. Dit stukje co-creatie was dus essentieel om er voor te zorgen dat het dashboard de relevante data zou tonen.”
Ook voor uw stad of gemeente zinvol?
Vanuit Cipal Schaubroeck dragen we graag een steunend steentje bij waar mogelijk. Als ook uw bestuur een grote instroom van vluchtelingen kent, ga dan zeker even in gesprek met uw relatiebeheerder rond de mogelijkheden om dit dashboard te gebruiken gedurende deze humanitaire crisis.
Interesse om de mogelijkheden voor uw bestuur te bespreken? Ga in overleg met uw relatiebeheerder of met tom.wolfs@cipalschaubroeck.be
