Toen Louis Vandewijngaerde begin jaren ’90 het bestuur van de gemeente Geetbets vervoegde, stapte hij een digitale ijstijd binnen. Als voorstander van technologie en automatisatie wou hij hier verandering in brengen. Hij gelooft rotsvast dat ook voor kleine administraties een pioniersrol is weggelegd. Dat bewees hij meteen. Vandaag is Vandewijngaerde financieel directeur en loopt meer dan 80 procent van de financiële processen van de gemeente digitaal en geautomatiseerd. Nu hij aan de vooravond van zijn pensioen staat, blikken we met hem terug op de afgelopen dertig jaar.
30 jaar aan innovatie
Met een digitale mindset vervoegde Vandewijngaerde het gemeentebestuur van Geetbets in ’92. Een omgeving waar zelfs het concept van een computer een vreemd gegeven was. Daar wou hij verandering in brengen. “In ’94 zetten we een eerste belangrijke stap”, vertelt Louis Vandewijngaerde. “Nieuwe wetgeving rond gemeenteboekhouding zorgde ervoor dat een manueel proces onmogelijk bol te werken was. Als enige met een beetje IT-kennis, nam ik het op mij om de basis te leggen voor automatisatie en digitalisatie. Door de jaren heen bouwden we daarop verder.”
“We zorgden voor één netwerk en server in alle gemeentelijke sites, het OCMW en de bib”, gaat Vandewijngaerde verder. “In 2000 namen we dan stappen om bankuittreksels digitaal te ontvangen en in te lezen in onze boekhouding. Dat zetten we kracht bij in 2008 om als pilootbestuur met het Papyrus-systeem van Dexia, het huidige Belfius, om alle bankdocumenten papierloos te ontvangen. In 2019 focusten we ons op het invoeren van de PEPPOL-richtlijn, waardoor de procedure van de inkomende facturen tot het archief hedendaags gedigitaliseerd verloopt. En ook vandaag innoveren we. Zo zijn we een pilootbestuur voor de nieuwe Belastingen-toepassing van Cipal Schaubroeck. Eind 2022 plannen we onze uitgaande facturen te voorzien met de betaallink van Twikey en koppelen we deze facturen met de beveiligde interface van My e-Box”.
Efficiëntie en tijdsbesparing
Meer verwerken op dezelfde tijd of zelfs sneller, dat is een van de rode draden voor Louis Vandewijngaerde: “De eerste automatisatie is er gekomen omdat het manueel proces niet houdbaar was. Waar een groot bestuur meer medewerkers kan inzetten, kan een kleinere administratie dat niet. Nochtans staan wij voor dezelfde uitdagingen. Je moet dus op zoek naar alternatieven en technologie biedt die. Onze doelstelling is om alle CODA-bestanden automatisch binnen te nemen en deze ’s nachts automatisch af te boeken via RPA’s. Dat lijkt minimaal maar het kan ons op een jaar toch een week werk besparen. Dat is tijd die we kunnen spenderen aan burgers beter helpen. Bovendien zorgt het voor minder fouten omdat er minder ruimte is voor menselijke vergissingen en besparen we op papier.”
De burger gaat digitaal
Vandewijngaerde ziet ook de kloof verkleinen tussen de vereisten van de burgers van grote besturen tegenover die van kleinere: “Vroeger merkte je wel een verschil in vraag naar digitalisatie. Nu denk ik dat je overal dezelfde vraag vindt. De inwoners van je gemeente een goede service bieden betekent dus dat je ook moet inzetten op innovatie. Dat levert de burger ook voordelen op. Ze moeten niet voor alles naar het loket, ze hebben minder papieren die ze kwijt kunnen geraken, het maakt de opvolging van bepaalde procedures eenvoudiger…”
Kleine gemeentes als pionier
Dat grote steden zoals Antwerpen of Gent vaak het voortouw nemen bij digitale innovatie is evident. Maar Vandewijngaerde gelooft dat ook voor gemeentes als Geetbets een pioniersrol is weggelegd: “Uiteraard spelen de extra middelen in het voordeel van grootsteden. Wat echter belangrijker is om een innovatief bestuur te zijn is een digitale mindset. Iemand die intern echt pusht om nieuwe technologie in de werking op te nemen. Bij Geetbets heb ik samen met mijn team hieraan de nodige aandacht besteed, waardoor we uitgegroeid zijn tot een voorbeeld voor besturen in de streek en daarbuiten. En dat met een beperkt budget.
“In een recent whitepaper “Do CFO’s play a leading role in dititally transforming their SMEs?”, geschreven en gepubliceerd door Vlerick Business School, wordt de CFO naar voren geschoven als degene die in de ideale positie verkeert om een leidende rol op zich te nemen in dit digitaliseringstraject, daarin zit veel waarheid besluit Vandewijngaerde”.
Een goede partner loont
Geetbets heeft verschillende uitdagingen overwonnen tijdens het digitaliseren van hun werking. Veel ervan losten ze echter op door de juiste IT-partner te kiezen. “Wij hebben niet het budget om tools van nul te laten ontwikkelen”, aldus Vandewijngaerde. “We zijn dus eerder aangewezen op wat er reeds beschikbaar is op de markt. Die tools doen niet altijd 100 procent wat je nodig hebt, of ze missen nodige features. Een partner die dan met je in dialoog gaat is belangrijk. Die vonden wij jaren geleden al in Cipal Schaubroeck. Zij denken met ons mee. Zijn er zaken die ontbreken, dan nemen zij onze feedback mee in de roadmap van tools en zo krijgen we regelmatig nieuwe functionaliteiten die hun software nog beter bruikbaar maakt voor ons.”
Coördinatie vanuit Vlaanderen
Onder het motto ‘samen bereik je meer dan alleen’, gelooft Louis Vandewijngaerde ook sterk in de sturende rol van de Vlaamse en Federale Overheid: “De vraag naar digitale oplossingen groeit sterk binnen besturen van alle formaten. Nu heb je een handvol leveranciers die elk hun eigen software en functionaliteiten aanbieden. Daarin mis ik soms wat coördinatie vanuit de hogere overheidsniveaus. Een tool zoals het Vlaamse Burgerprofiel kan je als lokaal bestuur nooit opzetten. Graag had ik meer overkoepelende kaders gezien die het eenvoudig maken voor administraties om technologie te implementeren. Idealiter verzamel je ook zo alle kennis op één plek, en vermijd je dat besturen telkens het warm water weer moeten uitvinden. Cipal Schaubroeck zorgt bijvoorbeeld al voor connecties naar de Vlaamse en Federale initiatieven.”
