De Vlaamse Belastingdienst ofwel Vlabel int jaarlijks 9 miljoen vorderingen met een door Cipal Schaubroeck ontworpen digitaal platform. Cipal Schaubroeck realiseert deze ontwikkeling via de IT-raamcontracten van de Vlaamse Overheid, waar het in onderaanneming van DXC Technology werkt. De Vlaamse Belastingdienst zet daarmee in op een volledige digitalisering van het proces, die zorgt voor accuraatheid, tijdswinst en flexibiliteit.
Een team van een veertigtal Cipal Schaubroeck-medewerkers onderhoudt en ontwikkelt deze digitalisatie. Het team neemt deze ervaring met Vlaamse invorderingsprocessen mee naar de ontwikkeling van CScollect, een invorderingsplatform voor provincies, gemeenten en steden zodat ook zij hier de vruchten van plukken. Op die manier zorgen Vlabel en Cipal Schaubroeck voor een boost in de digitale transformatie van Vlaamse Overheden.
Uniformiteit en continuïteit
Mireille Dupont, verantwoordelijke ICT-Dienstencentrum bij Vlabel: “We willen belastingen toegankelijker, transparanter en eenvoudiger maken voor de burgers en ondernemers. Verder automatiseren we interne processen en verhogen we zo de kwaliteit en de uniforme verwerking van de vorderingen. ”
“Aanslagbiljetten voor verschillende soorten belastingen hebben voor burgers en ondernemers telkens een gelijkaardige opmaak. Uniformiteit in opmaak, burgergerichte communicatie en eenvoudige opvolging vormen belangrijke troeven. Hoe meer gestructureerd we werken, hoe beter dus. Een uniforme opvolging zorgt er voor dat ons werk eenvoudiger is, en dat vragen van burgers en ondernemers vlotter behandeld kunnen worden. En die vlotte afhandeling, die is mogelijk via de door Cipal Schaubroeck ontwikkelde componenten.”
Modern en efficiënt werken
“De opvolging van de invordering wordt eenvoudiger”, vertelt Saskia Arijs, afdelingshoofd Taxatie bij Vlabel en al 20 jaar aan de slag voor de belastingdienst. De geautomatiseerde werking van hun tool biedt voordelen voor alle partijen: “De status van alle vorderingen wordt mooi opgeslagen. Zo gaat er geen informatie verloren en krijgen we een 360-graden zicht op de belastingplichtige. Die transparantie maakt alles efficiënter en duidelijker voor de medewerkers. De automatisering van onze interne processen zorgt er voor dat het foutpercentage daalt, wat op zijn beurt ook tijdswinst oplevert.”
Mee evolueren met de burger en ondernemer
“Als overheidsdienst is het belangrijk om mee te evolueren met het leven van de burgers en ondernemers, en momenteel betekent dat digitaliseren,” verduidelijkt Saskia. “Ons invorderingsplatform geeft ons de flexibiliteit om die digitale dienstverlening uit te breiden. Zo integreerden we onlangs, met de hulp van Cipal Schaubroeck, de digitale brievenbus van de overheid eBox en werd het mogelijk gemaakt om via een scan van de QR-code op het aanslagbiljet de belasting te betalen.
Daarmee proberen we op een veilige manier online informatie en vereenvoudigde betalingsmogelijkheden aan te bieden die aansluiten bij de leefwereld van de burger en ondernemer. De eerste eBox-vorderingen zijn trouwens recent de deur uit gegaan en dat verliep van een leien dakje.”
Samen ontwikkelen
“Onze interne IT-teams bogen zich vroeger enkel over de functionele taken. Software ontwikkelen besteedden we uit aan Cipal Schaubroeck,” vertelt Mireille. “Van die strikte scheiding is tegenwoordig geen sprake meer. De ontwikkeling van een nieuwe software of andere digitaliseringsprojecten vergen veel inzet van alle betrokken partijen. Daarom creëren we nu samengesmolten projectteams, gebaseerd op welke competenties er nodig zijn om een project te doen slagen. Zo kunnen we het inzicht en de talenten van onze IT-afdeling combineren met de specifieke kennis van Cipal Schaubroeck.”
Jarenlange ervaring
Vlabel werkt al sinds 1997 samen met Cipal Schaubroeck om digitale toepassingen te ontwikkelen. “Wanneer je al zo lang met een organisatie samenwerkt, ken je elkaar zo goed dat je niet voor elk nieuw project van nul begint,” vult Mireille Dupont aan. “We kennen elkaars werking en Cipal Schaubroeck heeft waardevolle ervaring op gebied van financiële toepassingen. Hier zullen we nog een beroep op doen, bijvoorbeeld voor de controles op de baan met een uitbreiding van het controleportaal.”
Saskia Arijs: “Met Cipal Schaubroeck samenwerken is voor ons steeds een positieve ervaring. Ze werken zeer proactief met stuurgroepen, tijdige feedback en duidelijke communicatie, wat bijvoorbeeld bij de integratie van eBox er voor zorgde dat alles gelukt is binnen de krappe timing.”
Een boost voor digitalisering in Vlaamse Overheden
Mireille vertelt: “Vlabel heeft samen met Cipal Schaubroeck het imago van digitale trendsetter verworven. Cipal Schaubroeck ontwikkelde het invorderingsplatform op vraag van Vlabel en nu sijpelt een variant ervan door naar andere besturen in de vorm van de CScollect-toepassing. Na een intensieve ontwikkelingsfase, is een software vaak inzetbaar in andere instanties na een paar aanpassingen. Dat maakt die projecten extra waardevol.”
