Een omslachtig proces met veel manueel administratief werk en grote uitdagingen als je een bepaald dossier wilde opzoeken.” Dat is hoe Vanessa Van Dessel, politiesecretaris bij de Politiezone K-L-M, haar oude werkwijze omschrijft. Verouderde software in combinatie met Corona zorgde ervoor dat alles in een stroomversnelling kwam. De nood aan digitalisering en technologische innovatie werd ineens heel duidelijk. Sinds de implementatie in het laatste kwartaal van 2021, verloopt het volledige proces in eNotulen. De Politiezone K-L-M is tevreden van dit gebruiksvriendelijke centrale systeem met een vlotte procesflow. “Iedereen heeft nu de mogelijkheid om de informatie te bekijken, eender waar en wanneer. En dankzij het digitale archief is opzoekwerk nu veel eenvoudiger,” vat Vanessa Van Dessel enthousiast samen.
De administratie van een politiezone zorgt voor de ondersteuning van het blauw op de straat. Vanessa Van Dessel is sinds 2004 politiesecretaris bij de politiezone K-L-M. Als secretaris is ze verantwoordelijk voor het notuleren van vergaderingen: colleges, politieraad, syndicaal overleg, zonale veiligheidsraad, … In dit interview vertelt ze over haar ervaringen met eNotulen en de samenwerking met Cipal Schaubroeck.
Verouderde software en Corona
De notuleringssoftware waar politiezone K-L-M sinds de eenmaking in 2001 mee werkte was na 20 jaar toch echt wel verouderd. Toen op een bepaald ogenblik de leverancier communiceerde dat er een einde zou komen aan de ondersteuning van deze software, werd de nood aan verdere digitalisering stilaan duidelijk. Uiteraard wordt zulke beslissing niet zomaar genomen, het blijft toch een stevige investering. Maar toen kwam Corona. Plots veranderde alles. Fysieke vergaderingen waren ineens niet meer mogelijk. Op dat ogenblik was er echt nood aan technologische innovatie en iets nieuws. Deze twee redenen samen waren de trigger om op zoek te gaan naar een nieuw notuleringssysteem.
Digitaal archief van de voorbije 20 jaar beschikbaar
Na een vergelijking van de verschillende softwarepakketten die er op de markt zijn, viel de keuze op eNotulen van Cipal Schaubroeck. “Twee van de gemeentes uit onze zone, zowel Kapelle-op-den-Bos als Londerzeel, werkten al met eNotulen. Het feit dat we bij hen konden gaan kijken hoe het systeem werkte, dat was toch wel een groot voordeel. Maar toen we de bevestiging kregen dat ons digitaal archief van de voorbije 20 jaar mee geïmplementeerd kon worden in het nieuwe systeem, was dat ook een belangrijke factor die meespeelde in onze beslissing. Daarom hebben wij voor eNotulen gekozen” vertelt Vanessa Van Dessel.
Vereenvoudigd proces
Een agendapunt wordt rechtstreeks door de dossierbeheerders in eNotulen ingegeven. Alle informatie, zoals de aanleiding, volledige omschrijving, offertes van leveranciers en andere belangrijke informatie wordt op één centrale plaats bijgehouden. Na de ingave krijgt het diensthoofd beleid en middelen een notificatie om het dossier na te kijken. Hierna wordt aan de bijzonder rekenplichtige een advies gevraagd. Alles verloopt via datzelfde dossier in eNotulen. Het college krijgt de agendapunten te zien, zodra deze op de agenda staan. Via annotaties kunnen ze vragen stellen of opmerkingen toevoegen, wat de vergadering efficiënter en eenvoudiger maakt. Tijdens de vergadering notuleert Vanessa Van Dessel rechtstreeks in het systeem, wat ervoor zorgt dat de beslissingen meteen na de vergadering afgedrukt en ondertekend kunnen worden. De dossierbeheerders worden op de hoogte gebracht en de volgende dag wordt het eerste ontwerp van de notulen gefinaliseerd.
Tevredenheid troef
Maar wat zijn de voordelen voor de Politiezone K-L-M? “Wij zijn onder de indruk van de vlotte procesflow en tijdsbesparing,” getuigt Vanessa Van Dessel. “eNotulen is ook gebruiksvriendelijk voor iedereen. We werken nu met één centraal systeem. Daardoor heeft iedereen de mogelijkheid om alle informatie te bekijken wanneer het past, op kantoor of elders. En het digitaal archief waarin opzoeken eenvoudig wordt, dat is voor mij persoonlijk één van de grootste voordelen van dit nieuwe systeem. Iets opzoeken, dat was vroeger onbegonnen werk. Dat is nu veel eenvoudiger. Ook het genereren van documenten loopt veel vlotter.”
Als politiesecretaris is Vanessa Van Dessel heel blij dat er beslist is om hierin te investeren. “Was alles meteen perfect? Neen, natuurlijk niet,” vertelt Vanessa heel eerlijk. “Maar de samenwerking met het team van Cipal Schaubroeck verliep heel vlot. Tijdens de implementatie en daarna. Want ook de ondersteuning achteraf door de helpdesk is heel belangrijk. We zijn zeer tevreden met de samenwerking én met eNotulen.”
Over Politiezone K-L-M
Sinds 1 januari 2002 vormen de gemeenten Kapelle-op-den-Bos, Londerzeel en Meise de politiezone K-L-M. Vandaag telt de politiezone in totaal zo’n 110 personeelsleden, waarvan een 70 à 80-tal geüniformeerden.
