In het kader van het Vlaamse initiatief ‘Gemeente zonder Gemeentehuis’ heeft het lokaal bestuur van Zemst, met ondersteuning van de Cipal Schaubroeck-groep, een innovatieve stap gezet in de digitalisering van hun postverwerking. Abdelkader El Makrini, IT-deskundige bij Zemst en initiatiefnemer van dit project, leidde het ‘Slimme Digitale Post’-project waarbij post op een efficiënte en goedkope manier wordt verstuurd. Dit project is onderdeel van een groter initiatief van de Vlaamse overheid om lokale besturen te ondersteunen in hun digitale transformatie. Ook de gemeentes Merksplas, Herent en Sint-Katelijne-Waver zijn in dit project gestapt als partners.
Van papier naar digitaal met Slimme Digitale Post
Waar Zemst voorheen brieven handmatig printte en per post verstuurde, biedt Slimme Digitale Post nu een veel efficiëntere oplossing. Documenten worden digitaal opgesteld via de nieuwe versie van ePost. Dankzij de koppeling met de digitale handtekenplatformen van Vlaanderen, wordt elk document eerst digitaal ondertekend. Als dat gebeurd is, dan kan het vervolgens eenvoudig worden verzonden met één druk op de knop ‘verzenden’ naar de burger of onderneming via de MAGDA documentendienst. Als een burger zijn/haar eBox geactiveerd heeft, komt het document daar terecht. Zo niet, dan wordt het automatisch doorgestuurd naar een externe printstraat, waar het document fysiek geprint, gefrankeerd en verstuurd wordt.
De samenwerking met de MAGDA documentendienst zorgt bovendien voor een terugkoppeling, zodat Zemst in ePost exact kan volgen of het document digitaal of op papier is verstuurd. Zelfs de status of het al dan niet is afgeleverd, met de bevestiging als het geopend is, kan gewoon in ePost opgevolgd worden. Dit zorgt voor minder verloren documenten en een efficiëntere opvolging.
Slimme Digitale Post biedt tal van voordelen
Kostenbesparing is één van de grootste voordelen van Slimme Digitale Post. “Het versturen van post via eBox kost ons niets,” vertelt Abdel. “Zelfs wanneer de documenten via de printstraat worden verstuurd, is dit goedkoper dan wanneer we het zelf zouden doen. Door de schaalgrootte zijn er voordeligere tarieven dan wij voorheen hadden. De helft van de post gaat nu via eBox en kost niets.”
Daarnaast werkt het systeem veel efficiënter. “Met één druk op de knop wordt de post automatisch verstuurd op de manier die de burger heeft gekozen. Dit bespaart ons tijd en maakt de verwerking minder intensief. Voor omgevingsvergunningen bijvoorbeeld, is er na een korte opleiding van slechts 20 minuten al een aanzienlijke tijdswinst geboekt.”
De opvolging van elk document is ook sterk verbeterd: “We kunnen precies zien waar elk document zich bevindt, of het digitaal is verstuurd, geprint of afgeleverd,” vervolgt Abdel. Dankzij digitaal handtekenen kunnen de burgemeester, Algemeen Directeur of schepen op afstand ondertekenen, wat het proces verder versnelt.
Van 100% op papier naar 56% digitaal via eBox
Slimme Digitale Post biedt niet alleen financiële voordelen, maar ook meer controle over het verzendproces. “We kunnen in ePost precies zien waar elk document zich bevindt: of het digitaal is verstuurd, geprint of afgeleverd,” legt Abdel uit. “Deze transparantie maakt het voor ons mogelijk om onze dienstverlening verder te optimaliseren en eventuele problemen snel op te lossen.”
Zemst heeft bovendien een aanzienlijke stijging gezien in het gebruik van de eBox onder hun burgers. In 2022 had slechts 43% van de inwoners hun eBox geactiveerd. Dankzij gerichte campagnes is dat percentage inmiddels gestegen naar 56%, wat een positieve impact heeft op de digitale communicatie van de gemeente. “We blijven inspanningen doen om dat cijfer verder te verhogen. Elke burger die overstapt naar digitale communicatie, helpt ons om nog efficiënter te werken,” aldus Abdel.
Algemene tevredenheid over de software én de samenwerking
De implementatie werd nauw begeleid door Cipal Schaubroeck. “De samenwerking verliep vlot,” zegt Abdel. “Het team van Cipal Schaubroeck zorgde voor een duidelijke roadmap en was flexibel in het aanbrengen van extra ontwikkelingen. Dankzij hun ondersteuning en begeleiding hebben we snel kunnen schakelen en werken we nu met een Slimme Digitale Post-systeem. We zijn tevreden met hoe alles geïntegreerd is in ePost, en met koppelingen naar het digitale handtekenplatform en de MAGDA documentendienst. Samen met Cipal Schaubroeck onderzoeken we dan ook graag mogelijke uitbreidingen om onze dienstverlening verder te verbeteren.”
Slimme Digitale Post en de nieuwe ePost hebben het postproces in Zemst getransformeerd. De combinatie van digitalisering, kostenbesparing en transparantie maakt het een waardevolle investering voor het lokaal bestuur. “Met Cipal Schaubroeck als partner zijn we erin geslaagd om onze postverwerking naar een hoger niveau te tillen,” concludeert Abdel. “We kijken ernaar uit om deze samenwerking verder te versterken en ons proces verder te optimaliseren.”
Meer info?
Contacteer jonas.tamsyn@cipalschaubroeck.be
