In de Limburgse stad Bilzen, met ongeveer 32.780 inwoners, stond men voor een belangrijke uitdaging: het gebrek aan solide rapportering en de nood aan een efficiënte tool om rapporten en dashboards zelf te kunnen creëren. Helen Rondelez, sinds het voorjaar van 2023 intern verantwoordelijk voor dit project, vertelt hoe zij en haar team samen met Cipal Schaubroeck deze uitdaging hebben aangepakt met CSanalytics.
Het verhaal van Bilzen begint met enkele brainstormsessies tussen de verschillende diensthoofden, waarbij de nood aan betere rapporten en inzichten steeds weer naar boven kwam. “Onze eigen rapporten waren niet altijd betrouwbaar en beperkten zich tot arbeidsintensieve Excels; een automatische, dagelijkse update met nieuwe data was er niet” legt Helen uit. De behoefte aan kwaliteitsvolle data-analyse kwam voornamelijk vanuit de financiële afdeling, waar correctheid en dagelijkse updates cruciaal zijn. Maar ook een makkelijke opvolging van de cliëntdossiers van het sociaal huis bijvoorbeeld, was wenselijk om een vlot antwoord te kunnen bieden op de steeds terugkomende interne en beleidsvragen, Dit was de aanleiding om op zoek te gaan naar een gebruiksvriendelijke en betrouwbare rapporteringsoplossing.
Nauwkeurige rapportering essentieel voor Bilzen
Na een grondige behoefteanalyse, viel de keuze op CSanalytics. “We hadden behoefte aan robuuste rapporten en dashboards waar we zelf mee aan de slag konden gaan,” vertelt Helen Rondelez. Het project startte in maart 2023, met in-house opleidingen per domein en enkele terugkeermomenten.
CSanalytics wordt binnen de stad Bilzen gebruikt voor drie domeinen: Financiën, Zorg & Welzijn en Payroll & HR. Medewerkers van deze diensten hebben toegang tot een hele reeks rapporten standaard aangeboden door Cipal Schaubroeck. Daarnaast kunnen ze nu zelf met eigen datasets de benodigde rapporten en dashboards bouwen en delen met de rest van de organisatie.
Vandaag de dag worden de rapporten en dashboards van CSanalytics in Bilzen vooral intern gebruikt door de sociale dienst, de financiële dienst en de HR-afdeling. Op de personeelsdienst wordt er gebruik gemaakt van CSanalytics voor onder andere de analyse van ziekteverzuim, het opvolgen van verschillende verlofstelsels en de samenstelling en evolutie van het personeelsbestand.
“Naar de toekomst toe, kijken we ernaar uit om rapportering via een eigen tenant beschikbaar te stellen. Op die manier kunnen we het toegangsbeheer zelf organiseren, maar kunnen we rapportering ook ruimer uitrollen binnen onze organisatie, bovenop de genoemde drie domeinen. Meegenomen daarbij is dat we hierbij nog steeds kunnen rekenen op de volledige ondersteuning van Cipal Schaubroeck,” zegt Helen Rondelez.
Daarnaast wordt er vanuit Cipal Schaubroeck gewerkt aan een rapport binnen de module Payroll &HR om een beter inzicht te krijgen in de evolutie van de maandelijkse personeelsuitgaven ten opzichte van de geraamde budgetten, wat de opvolging binnen HR aanzienlijk zal verbeteren.
Proactieve ondersteuning maakt het verschil
De samenwerking met Cipal Schaubroeck verloopt soepel. De hulpvaardigheid en de proactieve ondersteuning van de servicedesk worden geapprecieerd. “Het team heeft ons tijdens de opstartfase goed ondersteund met standaardrapporten, sjablonen voor de drie domeinen, diepgaande training waarbij we met onze eigen data aan de slag konden gaan, en een aantal opvolgmomenten. Ze denken echt met ons mee en de maandelijkse online sessies zijn zeer waardevol. Er wordt niet alleen hulp en ondersteuning geboden, maar ze komen ook met nieuwe inzichten en ideeën,” vertelt Helen Rondelez.
De succesformule: sterk projectteam en correcte data
Voor openbare besturen die net gestart zijn met een Business intelligence-oplossing of twijfelen over het gebruik van Csanalytics, heeft Helen enkele waardevolle tips. “Maak een heldere analyse van de rapporteringsvraag en ga aan de slag met kwalitatieve data. Dubbele data, leemtes en fouten kunnen een grote impact hebben op uw rapporten en dashboards,” benadrukt Helen Rondelez. “Betrek de juiste mensen bij het project en geef ze voldoende tijd en ruimte om zich te verdiepen in het systeem. Het is niet nodig om een IT-expert te zijn om met CSanalytics te kunnen werken. En het team van CSanalytics is bovendien altijd bereid om te helpen en mee te denken.”
Stad Bilzen is zeer tevreden over de samenwerking en de resultaten. “Dankzij Cipal Schaubroeck hebben we een goede start gemaakt. Nu is het belangrijk om onze collega’s enthousiast te houden en hen te blijven ondersteunen bij het gebruik van CSanalytics en Power BI. We zijn klaar voor de toekomst en kijken uit naar de verdere samenwerking. De organisatie is echt op maat van het lokaal bestuur. En het Cipal Schaubroeck team denkt met ons mee, biedt goede service en heeft de spirit om continu te verbeteren. Dit maakt hen een waardevolle partner voor ons,” concludeert Helen Rondelez.
