Tot voor kort vertrouwde de Stad Genk op software op maat voor het beheer van hun begraafplaats. Toen de samenwerking met de ontwikkelaar werd stopgezet in 2020, moest het bestuur binnen de twee maanden een nieuwe tool klaar hebben. De keuze viel op Begraafplaatsen.net van Cipal Schaubroeck, mede door de vele integratiemogelijkheden met de software die Stad Genk al gebruikte. Op anderhalve maand was de omschakeling een feit. De Dienst Burgerzaken beschikt sinds 1 januari over een moderne applicatie die het werk vlotter en eenvoudiger maakt. Ook de communicatie tussen ambtenaren, grafmakers en burgers kreeg een boost.
Efficiënter werken
Wizards die je stap per stap door verschillende processen helpen, vereenvoudigen nu het werk van de medewerkers bij de Dienst Burgerzaken. Chantal Mouton, verantwoordelijk voor de Burgerlijke Stand bij Stad Genk getuigt: “Het ingeven van een overledene gaat een stuk vlotter. Vroeger vertrokken we vanuit een geografische locatie en voegden we er de details aan toe. Nu is dat omgekeerd, wat eigenlijk veel logischer is. Daarnaast maakt de tool thuiswerk voor onze dienst mogelijk want alles is gedigitaliseerd en kan online geraadpleegd en aangepast worden. Bovendien zien alle collega’s steeds de laatste status van elk dossier. Dat maakt op afstand samenwerken een stuk eenvoudiger. Het werk verloopt veel sneller en dat zie je zelfs aan de werkplekken. Er liggen merkbaar minder dossiers en papierwerk op de bureaus.”
Meer automatisering
Om de efficiëntie kracht bij te zetten, zal Stad Genk in de toekomst ten volle gebruik maken van de automatisatiemogelijkheden van Begraafplaatsen.net. “Documenten rond bijvoorbeeld concessiehernieuwing worden automatisch gegenereerd”, aldus Chantal Mouton. “We willen die uiteindelijk vanzelf naar de betrokken partijen sturen wanneer een vervaldatum nadert. Dat is handiger dan de exports en Excel-lijsten waar we ons nu mee behelpen.”
Aanpasbaar
Sinds het live gaan op 1 januari, overlegt de dienst Burgerzaken regelmatig met Cipal Schaubroeck om de software verder te verfijnen voor hun specifieke situatie. “Aanpassingen zijn nooit een probleem en ook de toepassing is flexibel in te vullen”, gaat Chantal Mouton verder. “Recent openden we een nieuwe urneweide. Dat vraagt een andere manier van werken dan een gewoon graf. Met de hulp van Cipal Schaubroeck konden we deze manier van werken probleemloos in de toepassing integreren, inclusief alle integraties naar onze andere software.”
Betere communicatie
Grafmakers en ambtenaren werken nauw samen om de begraafplaats te onderhouden en te beheren. “De manier waarop communicatie en samenwerken verloopt, is een droom met Begraafplaatsen.net”, weet Chantal Mouton: “Vroeger belden de grafmakers aan het einde van elke dag om te vragen naar de planning. Dan moesten ze vaak nog snel een aantal zaken in orde brengen voor de dag erna. Bovendien maakten wij ons voortdurend zorgen of de grafmakers wel alle info hadden of wisten wat ze moesten doen. Nu bekijken en beheren ze zelf op Begraafplaatsen.net to-do’s en informatie over elk graf. En dat doen ze wanneer ze willen. Die telefoontjes zijn dus niet meer nodig.
Ook de communicatie naar de burgers rond de graven van hun dierbaren is een stuk beter. Begraafplaatsen.net biedt namelijk out-of-the-box een portaal waar men informatie over de overledene, het type van het graf en de ligging van het graf kan terugvinden”.
Nauwe samenwerking met consultant met praktijkervaring
“Het snelle en vlotte traject is mede te danken aan de kennis en ervaring van onze Cipal Schaubroeck-consultant Kiara die in een vorige job nog aan onze kant van de tafel zat. Ze kende onze noden, stuurde snel bij wanneer nodig, hield een goede grip op planning en timing, en coördineerde de samenwerking tussen de verschillende partijen. Bovendien konden we steeds bij haar persoonlijk terecht met vragen of wijzigingen. Ik ben overtuigd dat de nauwe samenwerking er een succesverhaal van heeft gemaakt”, concludeert Chantal Mouton.
Meer informatie rond de toepassing Begraafplaatsen.net? Interesse in bijstand van onze experten? Contacteer uw accountmanager of geert.huysmans@cipalschaubroeck.be
