Bij Cipal Schaubroeck kijken we voortdurend hoe we onze toepassingen kunnen verbeteren en moderniseren. Daarbij is input van klanten cruciaal. Immers moeten onze toepassingen zo goed mogelijk aansluiten bij de werking van gemeentebesturen. Om dat te kunnen verzekeren bij de vernieuwing van de modules eNotulen en ePost binnen onze Echo-applicatie, werd een stuurgroep samengesteld met gemeenten die vertrouwd zijn met de tools. Zij mochten hun input geven en vragen stellen. Het resultaat is een succesvol co-creatie project voor alle partijen.
Co-creatie met besturen
Abdelkader El Makrini, ICT-deskundige bij de gemeente Zemst, vertelt: “Toen Cipal Schaubroeck een oproep deed om een stuurgroep op te richten, stelde ik me kandidaat. Ik heb veel ervaring met beide programma’s, zowel vanuit een ICT-standpunt als dat van de gebruiker. Ik begon mijn carrière in het secretariaat van de gemeente dus ik snap hoe we de toepassingen gebruiken en welke plek ze hebben in onze werking.”
“Cipal Schaubroeck stelde de uiteindelijke stuurgroep samen zodat er besturen van elke grootte vertegenwoordigd werden en er een tiental leden waren met meer of minder ervaring”, weet Abdelkader. “Op die manier wilden ze het programma zo goed mogelijk laten inspelen op de noden van gemeenten en steden.”
Inzichten uitwisselen
“Ik wilde graag deel uitmaken van de stuurgroep om verschillende redenen”, legt El Makrini uit. “De meest voor de hand liggende reden is dat je als gebruiker van bij de start de applicaties helpt vormgeven. We kregen de kans om moeilijkheden te benoemen en ideeën te geven over functies die nog ontbreken of er anders uit kunnen zien. Zo krijgen we een toepassing die echt doet wat wij nodig hebben.”
“Het was ook interessant om te leren hoe andere besturen te werk gaan. Ook al gebruiken wij al jaren eNotulen en ePost, we konden toch ideeën uitwisselen over onze werking. Soms verval je als organisatie in bepaalde gewoontes en een frisse wind kan goed zijn voor de productiviteit en efficiëntie,” voegt Abdelkader toe.
Vlotte samenwerking met de producent
Abdelkader is positief over de samenwerking met Cipal Schaubroeck: “Ze hebben hun taak niet eenvoudiger gemaakt door onze input te vragen. In alles wat de besturen vertelden moeten zij zoeken naar een consensus die voor iedereen zal werken en naar een manier om dat te weerspiegelen in de software. Dat is niet simpel, maar door een sterke en regelmatige communicatie was elke vergadering zeer productief.”
“Door de coronamaatregelen vonden alle bijeenkomsten bovendien online plaats. Zo bespaarden we veel tijd die we anders op de baan spendeerden, maar zo’n intensieve meetings via videocall houden is geen evidentie. Gelukkig heeft Cipal Schaubroeck die calls goed ingericht zodat alles vlot verliep. Nu, iedereen nog eens in persoon zien zou wel fijn zijn na zo’n intensieve samenwerking. ”
Een positieve ervaring
“De ervaring was over het algemeen zeer positief”, concludeert Abdelkader. “Ik vond het een echte meerwaarde om te zien dat Cipal Schaubroeck actief op zoek ging naar een oplossing bij onze suggesties, maar dat sommige vragen technisch niet haalbaar zijn. Dat geeft een beter begrip voor sommige handelingen die je moet doen wanneer je met zo’n toepassing werkt.”
“Ik geloof ook dat we een voordeel zullen merken wanneer we met de vernieuwde modules gaan werken in de praktijk. Als lid van de stuurgroep begrijp ik nu al veel beter hoe de applicatie werkt en hoe ik ze moet gebruiken, maar denk ik ook dat ik de input die we zelf gaven zal herkennen. Bovendien zullen de vernieuwingen ervoor zorgen dat de modules nog beter aansluiten bij hoe besturen ze in hun werking gebruiken”, voegt El Makrini toe.
